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为新项目腾出资金

 

具有竞争力并提高员工生产力, 组织期望IT提供和支持他们认为必要的新技术. 这些举措需要新的资金,部署后将增加支持成本. 然而,

  • 大多数IT组织将70%的预算用于支持现有的服务,而只有不到25%的预算用于新计划;
  • 在新项目上每花一美元,每年的“非自由支配”成本就会增加20美分, further reducing the amount available for discretionary spending; 和
  • Organizations are reluctant to provide more funding to IT; unless IT takes action, 可用于新项目的资金将逐年减少.

本研究描述了如果IT希望在利用新技术提供的机会方面取得进展,它为什么以及如何必须继续积极地减少分配给持续支持的资金.

本说明建议的三种方法是:

  • 购买足够好的设备.
  • 做出更明智但风险更高的维护支出决策.
  • 对变更请求施加更严格的纪律.

管理层对新技术的需求, 在一个固定的IT预算之内, 这将继续给成本效率带来压力. 而不是被减少组织成本的需要所驱使, 对成本效率的持续追求,是为了腾出更多资金用于新项目.

新举措的压力

IT行业并不缺乏潜在的新举措. 许多组织都迫切需要对信息管理进行投资. 增加对协作和简单分析的支持可以使许多公司更有效地竞争. 利用社交媒体, 组织需要软件来分析人们对其产品的评价. 如果未来学家关于中期技术变革的看法是正确的, 我们可以期待机会和期望的加速. IT被期望在这个戏剧性的机遇时期提供新的价值.

新计划的资金-图1

资金的现实

在一般情况下, 组织每年花费至少70%的年度IT预算来支持一组标准服务. 它们支持不断增长的交易量和历史数据, 并提供更新的设备和更新的软件,这通常会给他们的组织带来有限的新好处. 这样一来,只有30%的预算可以用于新项目. 而且这30%中的一半通常被分配到“增强”上,这通常影响有限. 每个新计划都成为标准服务组合的一部分, 增加年度间接费用.

典型的IT预算

新计划的资金-图2

但是很少有组织能够或愿意大幅度增加他们对IT的费用和资本的分配, 许多公司仍在努力降低IT成本. 即使提供了一些额外资金,它们也常常用于正在进行的服务.

为了给新项目提供资金, IT经理必须减少交付组织从IT获得的日常服务所需的费用. 每一美元, 英镑, or euro spent unnecessarily on ongoing operations is money that is not available to provide newly available services; services that can provide competitive advantage or are needed just to survive against competitors.

从石头中挤出水来?

在某种程度上, 在降低成本作为IT目标之后, IT管理部门停止了对节省成本机会的追求. 高级管理层不再推动更多的储蓄和企业用户 IT经理和员工拒绝进一步裁员.

把重点从节约成本转移到为必需品寻找资金上, 减少反对意见的新举措. 有企业看到不少的服务吗, 而是更有价值的服务, 让IT部门承担不同的、更有趣的工作, 不减少工作.

对新倡议资金的追求可以重新点燃进一步削减标准服务费用的机会.

机会1:购买足够好的设备,准时生产

而新设备的单位成本已经大幅下降, 很少有组织会利用这些不断下降的价格来削减总体硬件开支. 许多人购买功率更高的设备, 可靠性, 或者超出实际需要的容量, 或者在需要之前更换旧设备. 大多数人购买更多更好的产品,而不是在同样的性能上花更少的钱.

  • 对于任何服务器或存储设备的基本成本增加,在可靠性和设备电源方面的任何改进,都提出了积极的挑战. IT人员对低风险的自然偏好通常会导致比实际需要更昂贵的解决方案. 只有在组织需求中有真正的变化时,才考虑花费更多的钱来改进规范.
  • 考虑翻新或使用过的设备. 它通常足够好,而且便宜得多. 如果过去的经验是好的,就不要走回购买前沿产品的老路.
  • 避免心情沉重; move to just-in-time. 设备价格继续下降. 现在就买以防万一是一种浪费行为. 当有人担心过于频繁地向管理层寻求批准时, 获得大部分的批准, 但请根据需要购买.

机会2:实施更智能的维护策略

重新考虑维修合同的数量、性质和价格. 不要购买超出需要的保险,也不要支付超出需要的保险. 每一笔不必要的维护费用都可以用于真正的新举措.

  • 评估你与软件供应商的维护合同, 比如微软,当你购买或拥有永久许可时. 您可以通过选择一种协议来节省成本,这种协议消除了支持或升级不需要的组件的成本.
  • 考虑提供备件,而不是花费昂贵的随叫随到的硬件维护协议. 备件为最终用户设备提供更快的业务恢复能力, 服务器, 和路由器相比,要做随叫随到的维护合同. 如果硬件坏了,用备件替换,并支付必要的维修费用.
  • 处理对减少维修费用的反对意见. 技术人员通常会反对削减维修保险. 承认他们的担忧,但不要向他们屈服,除非有真正的证据.

机会3:对变化加强纪律

重新考虑调整旧系统或定制打包软件的投资水平. 大多数组织对遗留系统具有传统的支持级别, 总有理由继续这样的支出水平. 接受这些增强相对于新计划的收益递减的事实, 并与利益相关者协商重点的转移.

  • 跟踪变更请求. 对什么是被请求的,什么是被提交和完成的保持全面的可见性. 减少由不合适的员工承担的低价值工作或任务.
  • 减少任何专门用于支持特定服务或应用程序系统的组的规模. 他们将做些工作来打发时间. 如果组织确实需要,管理层总是可以增加支持能力.
  • 将不同的变更合并到合并的发布中. 减少开发所需的劳动力, 测试, 培训, 部署, 以及个别改变的修复.
  • 变更需要高级批准 if you’re h和ling many requests from within the user organization; force user management to make decisions on importance 和 priority. 预期所提出的请求和需要完成的工作的数量会减少.

底线

用科技做新的和不同的事情, 把以前用于支持组织认为理所当然的服务的资金释放出来. 通过将其定位为改善费用分配,而不是降低成本来减少反对意见.

虽然有很多方法可以找到这笔钱, 三个是必需的,因为它们消耗了大部分的IT预算. 为了降低硬件成本,购买足够好的设备,保证准时生产. 减少分配给硬件和软件维护的不必要的保险费用. 通过减少定期调整现有应用程序的工作,将员工成本转移到新的计划中.

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